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  西安培华学院学生学籍管理办法
添加时间:2016-12-26 14:26:04                   点击次数:1493
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培华院教发〔2015〕33号
 
 
关于印发《西安培华学院
学生学籍管理办法》的通知
 
各院(部)、中心:
《西安培华学院学生学籍管理办法》,自2013年印发执行以来,对完善学籍管理制度,规范学籍管理工作,维护学校正常教育教学秩序发挥了重要作用。为了适应新的教育体制改革管理,进一步科学地做好学籍管理工作,依据《普通高等学校学生管理规定》(教育部第21号令)文件精神,经学校研究,对《西安培华学院学生学籍管理办法》进行修订。现将修订后的《西安培华学院学生学籍管理办法》印发,请遵照执行。
附件:西安培华学院学生学籍管理办法
 
 
 
西安培华学院
       2015年7月21日
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件  
西安培华学院学生学籍管理办法
(2015年7月20日修订)
 
为适应高等教育改革发展的需要,进一步规范学籍历学管理,维护高等教育的公平、公正,保护学生的合法权益,依据《普通高等学校学生管理规定》(教育部第21号令)、《高等学校学生学籍学历电子注册办法》(教学〔2014〕11号)的通知制定本办法
学籍学历电子注册
第一节  新生学籍电子注册
第一条  根据教育部普通高等学校新生学籍电子注册制度,凡经省级招生办办理录取手续的新生,报到入学后,经复查合格者,可以取得学籍,并在中国高等教育学生信息网进行学籍电子注册。
第二条 凡我校按照国家招生规定录取的新生,需持本校录取通知书和规定的有关证件,按学校要求和时限到校办理入学手续。因故不能按期入学者,应提前向学校招生与就业指导中心办理请假(并附有关证明)手续。两周内不报到也未办理请假手续者,视为放弃入学资格。
第三条  每年9月至11月,学校进行新生资格复查,核对有关信息。新生报到后,学校按照国家招生政策和教育部《普通高等学校学生管理规定》的要求对新生进行入学资格复查,由二级学院负责组织将学生的档案、录取大表、身份证信息与学生本人进行逐一核对。主要对以下录取信息进行全面核对:
(一)考生号、姓名、性别、民族、出生日期、身份证号、出生年月要与学生本人保持一致。
(二)录取院校、专业,层次,录取类型(普通本科、普通专科、成人教育)要全面复查。复查合格,予以注册,即取得学籍;复查不合格者,由学校区别情况予以处理,直至取消入学资格。凡属弄虚作假、徇私舞弊取得学籍者,一经查实,即报校长批准取消其学籍,予以退回录取档案;情节恶劣者,报请有关部门查究。
第四条 对患有疾病的新生,经学校指定的二级甲等以上医院诊断不宜在校学习的,由本人申请,学校招生与就业指导中心批准,教务管理中心备案,可准许保留入学资格一年。保留入学资格者不具有学籍。在保留入学资格期间经治疗康复,可在下学年开学前一个月内向学校招生与就业指导中心提出书面入学申请。经学校指定医院诊断其康复,学校复查合格,按当年新生办理入学手续。复查不合格或逾期不办理入学手续者,取消入学资格
第五条  学校对于入伍新生,按照“教育部、总参谋部关于印发《应征入伍普通高等教育学校录取新生保留入学资格及退役后入学办法(试行)》(教学〔2013〕8号)的通知”要求,新生应征参加中国人民解放军(含中国人民武装警察部队),学校保留其入学资格至退役后一年。
第六条  保留新生入学资格工作流程
1.应征入伍新生由各地方武装部将入伍学生的《保留入学资格申请表》(由各武装部提供)寄往学校招生与就业指导中心,招生与就业指导中心接到申请表后要及时将学生的入伍申请表转交教务管理中心,教务管理中心在规定时间内,在教育部学信网上进行学籍标注,为入伍学生做好保留入学资格工作,至退役后一年。
2.对患有疾病不能正常入学的新生,应提供二级甲等以上医院诊断,证明学生不宜在校学习,经学校招生与就业指导中心审批后转交教务管理中心,教务管理中心在学信网上标注,为学生办理保留其入学资格一年,在保留入学资格期内治疗康复者,持二级甲等以上医院证明,可以向学校申请入学,按照当年新生入学手续办理入学。
3.录取新生因不可抗拒原因不能按时正常报到注册者,根据相关文件要求学生要在报到注册前两周内向学校招生部门办理请假手续,招生与就业指导中心在接到请假手续后,要及时转交教务管理中心,教务管理中心要及时在学信网上进行标注,为学生做好保留一年入学资格工作。
第七条  新生学籍电子注册工作流程
(一)确认报到学生名单,由招生与就业指导中心负责统计报到人数,并将报到人数送教务管理中心。教务管理中心负责从学校“教学管理信息系统”中导出已报到新生学籍注册核对表,下发各二级学院进行学生注册信息核对。
(二)各二级学院组织相关人员(学籍管理员、生活生涯导师)对报到新生进行资格复查和信息核对。核对真实无误后,学生在“新生学籍注册核对表”上签名确认。身份不符或信息有误或没有录取信息的,在核对表上注明,并由学生本人出具相关证明材料,核对完成后由二级学院学籍管理员汇总填写《西安培华学院新生学籍注册情况统计表》(见附件1),经二级学院主管院长签字后连同新生学籍注册核对表一并报教务管理中心。
(三)各二级学院经核对签字后上报教务管理中心的新生名单和信息作为教务管理中心新生学籍注册的主要依据。教务管理中心根据“新生学籍注册核对表”和“新生学籍注册统计表”,依据《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》进行学籍电子注册。对“报到入学”、“放弃入学资格”、“取消入学资格” 、“保留入学资格”的学生,在中国高等教育学生信息网予以分类注册和标注。对于因二级学院在信息核对和资格复查中出现信息漏报、错报及资格复查弄虚作假等情况,将进行相关负责人的责任追查。
第八条  核对录取信息有误或网上没有录取信息的学生,由学校招生与就业指导中心及时与学生生源地省级招生办复核,根据复核结果,按教育部和省教育厅有关规定及时修正或补充录取信息,并将信息变更情况及时反馈给教务管理中心。
第九条  教务管理中心在完成新生电子注册工作后向学校招生与就业指导中心、财务管理中心及相关部门告知本学年新生的学籍电子注册情况(已注册学生人数、保留学籍人数及名单、保留入学资格人数及名单、取消入学资格人数及名单),注册工作完成后不得办理新生的报到入学事宜。如遇特殊情况要及时与教务管理中心取得联系,否则学生将无法取得学籍,造成后果由相关部门或领导负责。
第十条  学生的网上学籍核对工作在每年11月上旬进行,学校在新生学籍电子注册工作完成以后,同时启动学生登录中国高等教育学生信息网进行学籍自查工作。各二级学院应督促学生在规定时间上网进行实名注册并查询本人学籍信息。查询后打印出纸质学籍档案,交二级学院备案。对于学籍注册信息有误或没有学籍注册信息的学生,应及时向教务管理中心反映,各二级学院要认真组织学生完成此项工作,确保百分之百的查询率,如有未查询者,可能会导致学籍注册错误,其后果由二级学院相关负责人和学生本人负责。
第二节  在校生电子注册
根据教育部《关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》(教学司〔2008〕21号)要求,为加强高校学生在校期间学籍的管理,在新生学籍电子注册的基础上,对在校生实行学年电子注册。学年电子注册是对在校学生新学年学习资格的认定。没有进行学年注册的学生,将不再视为在校生,也无法纳入在校生管理及后续学历电子注册工作。
第十一条  每学年开学时,学生应按学校要求按时返校,持学生证和交费收据到所在二级学院办理注册手续。不能如期(开学两周内)注册者,应履行暂缓注册手续。对未按学校规定缴纳学杂费又未办理有关手续的或者其他不符合注册条件的不予注册,二级学院核实未注册学生名单报教务管理中心备案,未注册的学生,不得参加学校各项教学活动。
第十二条  学年电子注册主要由教务管理中心负责完成,教务管理中心依据二级学院上报的《西安培华学院在校生学年注册情况统计表》(见附件2),进行各年级在校生新学年学籍注册和对上一学年学籍变动情况在国家学信网上进行标注,其具体标注内容如下:
(一)学籍状态:注册学籍、暂缓注册、保留学籍(入伍等原因)、休学(分病休、其他两类);
(二)学籍变动:升级、跳级、留降级、转学(入、出)、转专业、复学、退学;
(三)学籍注销:退学、取消学籍、开除学籍、死亡等及其它原因。
第三节  毕业生电子注册
根据教育部《关于普通高等教育学历证书即时电子注册的通知》(教学司〔2010〕8号)要求,学历证书实施在线即时电子注册,使毕业生在取得毕业证书后即可上网,查询到自己学历证书的电子注册信息。
第十三条  学历电子注册工作流程:
(一)毕业生图像信息采集
1.每学年根据新华社安排图像信息采集时间,教务管理中心负责从教育部学信网的电子注册库中导出毕业生的电子信息,并将其提供给新华社以备图像信息采集使用。
2.教务管理中心将从教育部学信网的电子注册库中打印出毕业生名单送各二级学院进行信息核对,由各二级院学籍管理员组织生活生涯导师对学生信息进行核对,并经学生本人签名,二级院领导签字、盖章后返回教务管理中心。
3.教务管理中心负责联系和安排新华社图像信息采集时间、地点,并安排各二级院毕业生拍摄顺序,各二级院学籍管理员,生活生涯导师负责统一按照新华社要求集中收取拍摄费用后交财务管理中心、并通知学生按时参加拍照。
4.因故未能按时参加集中图像信息采集的毕业生,由毕业生自行前往新华社陕西分社补拍(也可在当地新华社拍摄,学院代码:11400),所有毕业生必须在4月15日前完成图象采集工作。
5.毕业生图像信息采集工作完成后,新华社将电子注册图像信息上传学信网。教务管理中心将通知各二级学院,由各二级学院组织学生登录学信网进行图像信息校对,即对照片信息、身份证号、姓名等信息进行校对并确认。对个别有问题信息按照学信网提示相关操作解决。若学生在毕业前未进行图像信息校对,造成学历信息无法上网等结果,责任自负。
(二)预计毕业生毕业资格、学位资格审查
毕业资格和学士学位资格审查工作是一项政策性很强的细致工作,涉及学生的切身利益,教务管理中心、二级学院应以认真、负责、求实的态度及时完成各时间段的工作。
1.达到下列条件的在册学生可获得毕业资格:
(1)通过国家统一高考,经省招办批准录取并取得我校学籍的毕业生;
(2)综合素质测评合格者;
(3)在学校规定的学制年限内,完成了培养方案规定的全部课程,并且考核全部合格者。
2.结业资格
在册学生完成了培养方案规定的全部课程,完成了毕业实习,但有一门或一门以上课程(包括毕业论文、毕业设计及实践实训课程)不及格者,发给结业证书。其不及格课程在结业后两年内每年4月30日前可返校参加换证考试,成绩合格者随同当年应届毕业生获得毕业资格。逾期未返校参加换证考试者,将再无法申请换证,其责任自负。
3.肄业资格
在册学生在校学习一年或一年以上,申请退学(或自动退学)获得批准者,根据学生需求,学校可给学生颁发肄业证书。
4.获学士学位资格,以《西安培华学院学士学位授予细则》为依据,进行严格审核。
(三)毕业资格和学位资格审定程序
1.每学年三月份,教务管理中心将从预计毕业生信息库中打印毕业学生的纸质信息表送各二级学院进行信息核对,各二级学院学籍管理员组织生活生涯导师和学生进行核对,并由学生本人签名,信息主要包括学号、姓名、性别、民族、出生年月日、身份证号码、入学时间、专业、学制、考生号等。二级学院生活生涯导师要对这些主要信息进行认真初审,每个信息都必须准确,不得含糊或空缺。核对完成后由二级学院主管领导签字、盖章后返回教务管理中心。
2.三月份,进行预计毕业生课程成绩的初审。审核毕业学生完成培养计划所规定课程成绩情况。对于培养计划所规定的课程要逐一审核是否合格,汇总各门课程不及格学生的名单报教务管理中心审核,清考后不及格者按结业处理。
学历、学位资格审查工作分两个阶段进行,第一阶段由二级学院进行初审,并于4月底前将初审结果以及《西安培华学院本科毕业生成绩清理审核登记表》(见附件3)、《西安培华学院专科毕业生成绩清理审核登记表》(见附件4),经主管院长签字,以制式表格形式报教务管理中心审查。第二阶段,二级学院在教务管理中心审查的基础上,对发现的问题进行复查并落实,于5月中旬将最终审查结果报教务管理中心。学生成绩审核工作由二级院专人负责,并由教学院长安排做好督察、协调工作,其他人员不得介入成绩审查工作。在资格审查过程中因个人疏忽或人为因素造成学生成绩遗漏或出错现象,实行一票否决制。
3.四月份,教务管理中心在对毕业生学业成绩初审的基础之上,同时对申请授予学士学位的本科生进行其在校期间是否受过违纪处分及处分撤销情况的审核。
4.五月份,各二级学院完成毕业实习报告的成绩考核和本科生论文答辩,并完成毕业学期不及格课程的补考和清考工作,并将其成绩及时录入管理系统。
5.六月份,学校对毕业生资格进行审定,教务管理中心将审定结果向省教育厅上报毕业生学历电子注册信息以及毕业和结业结论,并进行毕业生学历即时电子注册。
第二章   学籍异动
第十四条  休学
(一)学生有下列情况之一者应予休学:
1.因病经指定医院诊断,确需停课治疗、休养占一学期总学时三分之一以上者;
2.根据考勤,一学期请假、缺课累计达该学期总学时三分之一以上者;
3.需要分段完成学业,本人申请休学者;
4.因某种特殊原因,学校认为应当休学者。
5.休学一般以一年为期,因病休学经学校批准也可连续休学两年。在校期间一般休学累计不得超过两次。无论何种原因休学,都要及时办理休学手续,休学时间应从学生不能坚持正常上课时算起。
(二)休学手续办理程序:
学生申请休学需由本人提出书面申请,在二级院领取《西安培华学院休学审批表》(见附件5),如实填报休学事由,经生活生涯导师核查、二级院主管教学院长审查签署意见,报教务管理中心审批,报主管校长批准后,持《西安培华学院休学手续办理表》(见附件6)办理手续。手续办理完毕,在教务管理中心开具《休学证明》。
第十五条  复学
(一)凡是符合下列条件者,可以办理复学手续
1.休学期满,并在休学期间无严重违法乱纪行为者,可在规定时间内,持《休学证明》和有关证件,到校申请复学;
2.因伤病休学的学生,申请复学时必须提供由县级以上医院出具的康复诊断证明。并经学校医院或指定医院复查合格,方可办理复学手续;
3.复学学生,原则上随原专业的下届班级学习,若该专业下届未招生,由学校统一安排到相近专业学习,同时办理降级和转专业手续;
4.对于在休学期间有严重违法乱纪行为者或未按规定时间申请复学者,则取消其复学资格,并按取消学籍处理。
(二)复学手续的办理程序:
休学期满,学生应于规定时间,持《休学证明》和有关证件,到二级院领取《西安培华学院复学审批表》(见附件7)、《西安培华学院复学手续办理表》(见附件8),经本人申请,二级学院签署意见,教务管理中心审批,报主管校长批准后,学生可按照《西安培华学院复学手续办理表》的次序办理复学手续。
 第十六条  学业警示教育及留、降级
(一)学生有下列情况之一者,应予留、降级:
1.每学期经补考(包括不准补考课程),累计有3门(含3门)及以上课程不及格者,由二级学院组织对学生进行警示教育;每学年累计有5门(含5门)及以上课程经补考(包括不准补考课程)后不及格者,将于学年初(9月份)进行留、降级处理。
2.未参加教学实习、生产实习或成绩不及格,不留、降级无法完成学业者;
3.学生请假超过一学期上课时间三分之一者,应予以休学或降级;
4.凡是进行学业警示教育及留、降级处理的学生,各二级学院要及时告知学生家长,如实说明学生的学业情况。
(二)留、降级办理程序:
每学期开学后两周内,学校应对学生留级、降级问题作出处理,具体处理程序如下:
1.每学期由二级院根据学校的相关文件核实本院留、降级学生名单,并通知学生到二级学院领取《西安培华学院学生留/降级审批表》(见附件9)、《西安培华学院学生留/降级手续办理表》(见附件10),经二级学院院长签字、盖章后报教务管理中心;
2.教务管理中心对学生情况和二级院意见审查后,做出处理决定报学校审批;
3.学校批准后,教务管理中心下发《西安培华学院留(降)级告知书》(见附件11),由二级学院将告知书送达学生本人,并在一周内安排学生到新编班级学习。
第十七条  退学
(一)申请退学
1.经学校指定医院诊断患有严重疾病或者意外伤残无法继续在校学习者,可申请退学;
2.学生因其他不可抗拒因素,不能再继续完成学业,说服教育无效,经家长同意,学校批准者,可申请退学;
3.申请退学手续办理程序:
(1)本人申请退学,需由二级学院查实学生情况,学生到各二级学院领取《西安培华学院学生退学审批表》(见附件12)、《西安培华学院学生退学手续办理表》(见附件13),并附有关原始材料,经二级院领导签字、盖章后送教务管理中心审核。
(2)教务管理中心对学生再次进行说服教育,确实无果者,教务管理中心给出退学意见,报校主管教学副校长、校长进行审批,批准后由教务管理中心代学校出具《西安培华学院学生退学告知书》(见附件14),由二级院送交退学学生本人签字。同时学校下发关于学生退学决定文件,教务管理中心将文件上报省教育厅备案。
(二)自动退学
学生有下列情况之一者,应予自动退学
1.未请假离校连续两周以上(含两周),未参加学校规定的教学活动,且又无正当理由者;
2.未按学校规定逾期一个月不办理注册手续,且又无正当事由者;
3.休学期满无正当理由逾期一个月不办理复学手续,或申请复学,经复查不合格被取消复学资格者;
4.自动退学手续办理程序:
1)对未按时报到注册或擅自离开学校超过两周以上者,由二级学院审核落实后将其名单和相关材料(离校原因、时间及与学生及家长联的记录和录音材料)报教务管理中心,教务管理中心审核后报校长办公会审定,批准后学校下发自动退学文件,由教务管理中心将文件上报省教育厅进行备案,二级学院负责下发《西安培华学院学生退学告知书》(见附件14)通知学生本人。
 (2)学生接到自动退学告知书后,一个月内到校办理离校手续,逾期不办理手续者,将按照自动退学清理学籍,其责任由学生本人承担。
十八条  转专业和转学
(一)转专业的基本条件
高等学校学生应按录取专业就读,一般不得转专业。各二级院对转专业要严格控制,对学生情况要仔细审查,没有充足的理由不得转专业。
1.有下列情况之一者,可允许转专业:   
(1)经严格考核证明(专业考试或相关的资格证书),学生确有专长,转专业更能发挥其专长者;  
(2)学生入学后发现某种疾病或生理缺陷,经学校指定医疗单位检查证明,确实不能在原专业学习,但尚能在本校其他专业学习者。
(3)经学校认可,学生确有某种特殊困难,不转专业无法继续学习者。  
4)根据经济与社会发展对人才的需要,在特殊情况下,学校报经主管部门批准,可适当调整部分学生的专业,学生应当服从调整。
2.有下列情况之一者,不予考虑转专业
(1)新生入学未满一学期者;   
2)跨学科大类、跨学习层次者;
3)大学二年级(含大二年级)以上者;  
4)其它学习形式转入普通高等教育统招学习形式者;   
5)委培生、定向生转专业后构成违约者;
6)曾经转过专业者;
(7)按学校规定应予退学和无其他正当理由者。
3.转专业办理程序:   
(1)学生转专业审批手续在大一第一学或第二学期末办理,流程手续在下一学期的开学初办理。
(2)学生转专业,由本人向所在二级院提出申请,并在各二级院领取《西安培华学院学生转专业审批表》(见附件15)、《西安培华学院学生转专业手续办理表》(见附件16),附相关材料(转专业原因及支撑材料、转专业申请书,若因疾病或生理缺陷转专业者,须附医院证明)。经二级学院主管教学院长审查同意后, 由拟转入二级院以考试、考核等方式进行资格审查,并由主管教学院长签署意见,上报教务管理中心。教务管理中心认真审核后报主管校长批准,审批通过后学生可按照相关流程办理转专业手续。由教务管理中心在学信网上提交转专业申请,并将转专业学生名单行文并向省教育厅备案。
(二)转学的基本条件
高等学校学生应按录取学校就读,一般不得转学。我校将严格按照《教育部办公厅关于进一步规范普通高等学校转学工作的通知》的文件精神,认真做好学生转学工作。
1.学生有下列情况之一者,可允许转学:
1)学生应当在被录取学校完成学业,如患病或者确有特殊困难,无法继续在本校学习的,可申请转学。其中患病学生需提供经转出学校、拟转入学校指定医院检查证明;
(2) 特殊困难一般指因家庭有特殊情况,确需学生本人就近照顾者;
(3)申请转学的本专科学生高考分数应达到拟转入学校相关专业在生源地相应年份的高考录取分数。
 2.学生有下列情况之一者,不予考虑转学
(1)入学未满一学期者;
(2)高考分数低于拟转入学校相关专业相应年份录取分者;
(3)由低学历层次转为高学历层次的;
(4)通过定向就业、艺术类、体育类、高水平艺术团、高水平运动队等特殊招生形式录取的;
(5)未通过普通高等学校招生全国统一考试或未使用高考成绩录取入学的(含保送生、单独考试招生、政法干警、第二学士学位、专升本、五年一贯制、三二分段制等);
(6)拟转入学校与转出学校在同一城市的;
(7)跨学科门类的;
(8)应予退学的;
(9)其他无正当理由的。
3.转学办理程序:  
(1)转学由学生提出申请,到所在学校领取《普通高等学校学生转学申请(确认)表》(见附件17),填表并说明理由,经转出学校同意;拟转入学校要严格审核转学条件及相关证明,符合本校培养要求且学校有教学能力的,经招生与就业服务中心同意,院、校两级会议集体研究决定,将转入学生名单,表决情况如实记入会议纪要,由校长签署接收函。转学学生的相关手续和证明材料应一式四份,除学校留存外,同时报拟转入和转出学校所在地省级教育行政部门备案。
(2)学校对转学的政策、程序、结果进行公开;对拟转学学生相关信息(主要包括:学生姓名,转出、拟转入学校和专业名称,入学年份,录取分数,转学理由等)通过学校网站进行不少于5个工作日的公示。
第十九条  保留学籍
1.在校生因应征入伍不能正常参加学习者,应在入伍前向学校提出申请,到所在二级院领取《西安培华学院应征入伍保留学籍审批表》(见附件18)、《西安培华学院应征入伍学生保留学籍手续办理表》(见附件19),经二级院领导初审后报教务管理中心审批,审批后学生可根据手续办理表的顺序,办理相关手续,完成后将审批表和手续办理表一并交回教务管理中心,教务管理中心及时在学信网上进行信息标注,为学生做好保留学籍工作。
第二十条  借读
(一)校内借读生的申请程序和时间
1.凡要求到我校借读者,必须持本人身份证件、申请书、学籍所在学校出示的公函,到二级学院领取《西安培华学院校内借读生审批表》(见附件20)、《西安培华学院校内借读生手续办理表》(见附件21),办理相关手续。
2.借读生的学费应根据我校各专业的年级收费标准交纳,无条件遵照执行我校所有管理规章制度。学校负责如实出具借读生学年成绩记录。
3. 未经学校同意任何个人和单位不得擅自接收借读生。
(二)校外借读生的申请程序:
1.我校严格控制学生外出借读,无正常理由者不准外出借读。
2.确实因身体或其他特殊原因无法在我校完成学业者,可申请到外校借读,借读者必须持申请书、身份证原件及复印件到二级院领取《西安培华学院学生校外修学审批表》(见附件22)进行申请、二级学院同意后报教务管理中心办理审批手续。
3.办理借读申请的时间为每年6月和12月,其余时间不予受理。
    第三章   证明及证书管理
 
第二十一条  在读证明
为了加强学生学籍证明出具工作的规范管理,为学生做好服务工作,结合我校的实际,为学生做好在读生学籍证明的出具工作
1.在校生如因各类原因需要教务管理中心出具在读生证明者,需持学生证和二级学院出具学籍证明,到教务管理中心开具在读证明。
2.学生如需要学校出示在读证明者,则先到持教务管理中心开具的在读证明,然后持教务管理中心在读证明到学校校长办公室办理学校在读证明。
第二十二条  证书管理
毕业证书及学位证书是学生取得学历的重要凭证,教务管理中心及各二级学院应认真地做好毕业证书和学位证书的管理工作。
(一)毕业证书及学位证书的制作与颁发工作
1.每学年7月1日之前由教务管理中心负责完成全校毕业生的毕业证和学位证书的制作工作,并发放到各二级学院。各二级学院在毕业生离校时将毕业证和学位证发放给学生,并做好发放登记,发放完成后将毕业生毕业证、学位证书发放登记表》(见附件23)交回教务管理中心存档。
2.往届生换证的毕业证书由教务管理中心直接发放,收回结业证书,并做好登记备案工作。
3.结业证书和肄业证书的制作与发放工作全部由教务管理中心负责完成,对于结业证书的发放要做好详细的记录,并告知学生返校换证的时间。
4.毕业证书及学位证书必须由本人签字领取,不得代领,如确实因特殊情况需要代领者,需提供委托书和双方身份证原件、复印件,发证单位应做好相关材料的收集与归档工作。
(二)证明书的办理程序
1.如有毕业、结业、肄业证书和学位证书遗失或者损坏者,经本人申请,并向教务管理中心提供相关材料,其中包括毕业证丢失的登报声明、学信网上的学历查询截图打印、两寸照片2张以及25元的工本费用,由教务管理中心持相关材料定期到省教育厅办理毕业、结业证明书。
2.毕业证明书和原毕业证书具有同等效力,办理毕业证明书后,教育部学信网的信息状态也由“毕业证书”变为“毕业证明书”毕业证书将完全失效,不能再使用。
 
 第四章  成绩管理
 
任课教师、二级院(部)、教务管理中心共同承担成绩管理责任。各相关责任人应本着为学生负责,共同维护成绩的公平、公正性、准确性、严肃性,严格按照相关要求做好成绩管理工作。
 
第一节  正常考试成绩录入
第二十三条 任课教师负责平时成绩和正考成绩的录入,各二级院成绩管理员负责补考成绩的录入;教务管理中心成绩管理员负责清考与换证考试成绩的录入,成绩录入人员在成绩录入时要认真核对录入信息,确保成绩的真实性,有效性。教师及成绩管理人员根据相关要求按时录入学生成绩,杜绝漏录或录入错误。
第二十四条 各类成绩(含理论课、实验课、实训课、生产实习、课程论文、课程设计、毕业论文、毕业设计等)一律按百分制记,对于缓考、旷考、作弊课程的平时成绩如实录入,期末成绩缓考的不录入,旷考、作弊的均录入“0”分。
第二十五条 正考成绩于课程考试结束后2周内,由任课教师完成成绩的评定,并将学生的平时成绩和期末成绩及时录入教学管理系统,成绩录入核对无误后要及时保存并提交锁定,锁定后打印成绩单一式三份,并在成绩单上加注“旷考、作弊、缓考、免修”字样,任课教师签字确认后交二级院(部)备案存档。
第二十六条 学期末正考成绩不合格者参加下一学期开学初举行的补考,对于有旷考和作弊情节者,不得参加补考;补考成绩在补考结束后2周内,由二级学院成绩管理员负责将学生成绩录入系统,并核对无误后锁定,将其原始成绩单进行归档,公共课程的补考成绩于考试结束后1周内,由通识教育中心将补考成绩送到各二级学院,由二级学院负责成绩的录入与归档工作。
第二十七条  补考未合格者可在毕业学年第一学期参加毕业前清考,清考结束后2周内,由教务管理中心成绩管理员负责学生清考成绩的录入,核对无误后锁定,并将其原始成绩单进行归档。
第二十八条  学生因成绩不合格未按时毕业,在毕业后一年内可回校参加换证考试,换证考试结束后2周内,由教务管理中心将成绩录入系统,并将其原始成绩单进行归档。
第二十九条  公共选修课考核结束后2周内,由任课教师将学生成绩录入系统,核对无误后提交锁定,并打印成绩单签字确认交开课单位存档。各开课单位对学生成绩进行整理与试卷一并归档。
第三十条  毕业生毕业学期的所有成绩(包括毕业论文、毕业设计、各类社会实践成绩等)在6月份之前录入管理系统,以免影响学生的正常毕业。
第二节  特殊情况成绩认定与录入
第三十一条  对于学期末入伍与退伍复学学生的平时成绩管理工作。在校生因应征入伍未能参加本学期课程期末考试者,其平时成绩根据学生本学期间参加课程学习情况由任课教师评定,并录入系统。对于退伍返校的学生,返校学期的各门课程平时成绩由任课教师统一按照最低及格(60分)录入系统。
第三十二条 留、降级学生的成绩管理,学生留、降级后课程考核和成绩管理将跟随下一年级同一专业学生所在班级一并进行,如遇到已修过并且考核合格的课程可以免修,根据免修课程相关规定办理免修手续;另外,学生留、降级后所有以前几学期不合格的课程可以重修,每门课程可再给一次考试机会,考试合格将成绩记入正考成绩,对于以前学期已补考合格的课程,将其补考成绩转为正考成绩。
第三十三条  借读学生成绩管理,校内借读生的成绩由任课教师根据《西安培华学院校内借读生审批表》填写《西安培华学院借读及跨二级院选修课成绩登记表》(见附件24),一式三份签字确认后交二级院,经二级院审核盖章后送交教务管理中心,教务管理中心对成绩进行审定并加盖教务管理中心公章,一份返学生学籍所在学校,一份返回二级学院,一份教务管理中心留存备案。校外借读生,一学年结束由教务管理中心联系借读学校,将学生的学年成绩单一式两份寄回,一份留存教务管理中心,一份交二级学院备案。
第三十四条  转专业学生的成绩管理,学生转专业前的成绩由原专业所在二级学院进行管理,学生转专业后的成绩由转入学院负责管理。
第三十五条  交流生
(一)交流生的审批程序:根据交流生的选派条件,由学生本人提出申请,在二级院领取并填写《西安培华学院交流生审批表》(见附件25),经二级院主管教学院长初审签字后,报教务管理中心复审备案后报国际教育学院办理相关外出手续。
(二)交流生成绩管理:交流生在国外大学所修读全部课程的学分及成绩,于交流学习结束后一个月内,由学生本人向国际教育学院提交加盖国外大学教务部门印章的成绩单一式三份,经国际教育学院审核确认后,一份留存教务管理中心备案,一份交学生所在二级院进行学生成绩的录入,一份装入学生档案,其学分及成绩的认定由学生所在二级院具体负责。
第三十六条 免修课程
(一)免修课程的条件:学生可以根据院际间协议跨院修读课程或者参加国家组织的职业资格培训和职称、职业技能水平等考试。如果取得课程成绩(学分)或者合格证书,由本人申请并提供必要材料,经学校有关二级院(部)审定,教务管理中心核实确认后可取得相应课程的成绩(学分)。另有个别学生因身体原因确不能参加体育课程学习者,可凭借有效证明办理免修手续
(二)免修课程的审批程序:由学生本人提出申请(在二级学院领取并填写《西安培华学院学生免修课程申请表》(见附件26))经二级学院认定,主管教学院长初审签字后报教务管理中心(公共课应先报开课单位审批后再报教务管理中心),教务管理中心主管领导审批签字。审批后申请表原件留存教务管理中心,复印件一式三份,一份返学生所在二级院,另两份返选修课程开课单位,开课单位将其中一份给任课教师备案。
(三)学生免修课程的成绩管理,根据学生免修课程的特点,由任课教师根据免修课程申请对学生的平时成绩和期末成绩给出评定结果,原则上免修课程的平时成绩和期末成绩都按60分记录,由任课教师同参加正常考试学生的成绩一并录入学生成绩管理系统。
第三十七条 选修课程
(一)学生跨二级院、跨专业选修课程的要求,学生在很好的完成本专业课程的基础上,若对其他专业的课程感兴趣,可以申请选修跨专业课程,另外,因个人特殊原因无法完成本专业内的个别课程,可采取选修跨专业课程来置换成绩(学分)。
(二)学生跨二级院、跨专业选修课程的审批程序:由学生本人提出申请,在二级学院领取并填写《西安培华学院学生跨二级院、跨专业选修课程申请表》(见附件27)经二级学院同意,主管教学院长签字后报教务管理中心(公共课应先报开课单位审批后再报教务管理中心),教务管理中心主管领导审批签字。审批后申请表原件留存教务管理中心,复印件一式三份,一份返学生所在二级院,另外两份返选修课程开课单位,开课单位将其中一份给任课教师备案。
(三)学生跨二级院、跨专业选修课程的成绩由任课教师根据学生跨二级院、跨专业选修课程申请表,对选修学生成绩进行单独评定(包括平时和期末成绩),成绩评定结束后,将学生的成绩和试卷一并交学生所在二级学院,由二级学院协调对学生的成绩进行录入,并分类进归档备案。
第三十八条 缓考课程
(一)缓考课程办理要求:各二级学院要严格控制缓考。学生确因生病或其他特殊原因不能参加考试者(包括公假),必须事先持有效证明在各门课程考试之前向所在二级院办理请假和缓考手续。凡是办理缓考的课程,可在下学期与补考学生一同参加考试,其成绩按正常考试录入学生成绩管理系统。凡因非公事原因缓考不及格或未按时参加补考者,学校不再单独组织补考,以自动放弃一次考试机会处理。若遇到学籍处理时,按补考不及格对待。
(二)缓考课程的审批程序:由学生本人提出申请,在二级学院领取并填写《西安培华学院学生缓考课程审批表》(见附件28)经二级学院生活生涯导师初审(要审核信息的准确性及真实性),经主管教学院长签字批准后报教务管理中心,由教务管理中心审批签字。审批后申请表原件留存教务管理中心,复印件一式三份,一份返学生所在二级院,另两份返回开课单位,开课单位将其中一份给任课教师为学生做好平时成绩的评定及录入工作
(三)学生缓考课程的成绩管理,由任课教师对学生的平时成绩给出评定结果,并录入学生成绩管理系统,期末成绩不作结论,只注明“缓考”字样。学生参加补考后由二级学院成绩管理员将学生成绩录入系统,教务管理中心成绩管理员将缓考课程的补考成绩转为正考。
第三节  成绩公布、查询与修改
第三十九条  成绩的发布,各门课程的成绩在考试完成两周后,学生就可通过校园网进行相关课程的成绩查询。
第四十条  学生如对分数有异议,可申请进行复查。
(一)在考试成绩公布后2周内(寒、暑假顺延)进行复查,逾期不予办理。
(二)复查程序:学生个人提出申请,在二级学院领取《西安培华学院学生复查试卷申请表》(见附件29),经二级院主管教学院长签署意见,报教务管理中心审批。同意后,由教务管理中心会同二级院安排两名或两名以上相关人员进行复查,并由二级院负责向学生反馈复查结果。
第四十一条  教师及教学管理人员修改成绩的要求及程序
1.任课教师及成绩管理人员若因工作失误或其他原因造成成绩漏录或错误,需要修改成绩者,要严格按照成绩修改审批程序办理。
    2.成绩修改审批程序:由造成成绩漏录或错录的责任人提出修改申请,并填写《西安培华学院学生考试成绩更正审批表》(见附件30),并说明出错原因,提供原始成绩单或试卷,经二级院主管教学院长审核签字后报教务管理中心审批,教务管理中心主管主任审批后,教务管理中心成绩管理员在系统上进行成绩修改。
3.对于成绩评定、录入遗漏、错误等情况,视其情节,如构成教学事故者,将严格按照《西安培华学院教学事故认定与处理办法(修订稿)》的相关规定进行事故认定。
第四节  成绩单打印、审核与管理
第四十二条  在校生成绩单打印、审核与管理
1.学生成绩是证明学生在校期间的学习情况,相关成绩管理部门要严肃对待,凡是出具的成绩证明必须真实有效,如发现有出具不真实证明者,一经查实,将按教学事故处理。
2.凡是在校生外出学习、找工作、考研等需要学校提供在校成绩单者,在办理成绩单证明之前需在校园网上核实成绩,确认无误后打印自已的成绩单,如有需要外文成绩单者,请到国际教育学院根据中文成绩单翻译制作外文成绩单,并经国际教育学院审核签字后到教务管理中心进行复核,复核无误后予以盖章。      
3.学生持学生证及成绩单在所在二级学院领取《西安培华学院办理成绩单证明申请表(分上下两联)》(见附件31),学生如实填写《西安培华学院办理成绩单证明申请表》,上联留二级学院,下联经二级院成绩管理员审核签字确认(盖章)后报教务管理中心复核,教务管理中心成绩管理员复核后签字并盖章,收回申请表备案。
第四十三条 毕业生成绩表打印与管理
1.应届本科毕业生在校最后一学期成绩(包括毕业论文、毕业设计等)录入工作完成后,即可打印应届毕业生成绩表。成绩表一式三份,一份随毕业证书发学生本人、一份放入学生个人档案、一份转交校档案馆存档。
2.毕业、结业生成绩表一式两份由各二级学院组织相关人员进行打印,核对无误后,按照专业班级排序,并附上毕业生花名册,由各二级院统一报教务管理中心复核,教务管理中心核对无误后盖章,一份返回二级学院给学生装档案,一份教务管理中心留存归档。
3.结业生在下一年换证时由二级学院再次打印换证考试后的成绩表一式两份,一份同毕业证书一并发放,一份交教务管理中心归档。
第五章 课程的必修与选修
 
第四十四条 学生修读的课程分为必修课程和选修课程两大类。必修课程是保证实现培养目标的基本课程,包含公共必修课和专业必修课两部分,学生一般应按教育教学计划规定的序列修读。对学习成绩优秀、学有余力的学生,经本人申请,二级院院长批准,教务管理中心备案,可以在本专业跨年级提前修读有关的必修课程。
第四十五条  学生选课必须办理选课手续。每学期第18周,通识教育中心和各二级院在校园内网上向学生公布下学期选修课程目录以及上课时间,学生根据自身情况在网上进行选课,下学期开学前在校园网上查看课表,按时上课。全校性选修课程选修人数不足30人的不开课,学生可改其他课程。
第四十六条 学有余力的学生可以根据自己的兴趣和要求,按学校有关规定申请跨专业选修课程或申请辅修其他专业。
第四十七条 所修读的课程上课时间发生冲突时,应当按照先主修专业后辅修专业、先必修课程后选修课程、全校性公共选修课的次序进行安排。
第六章  纪律与考勤
第四十八条 学生有义务遵守国家宪法、法律、法规和学校的各项管理制度。
第四十九条  学生应努力学习,按时参加教育教学计划规定和学校统一组织安排的活动。学生上课、实验、实习、军训等均应进行考勤,因故不能参加者应当按学校规定办理请假与审批手续。学生请假期满,应及时到所在二级院办理销假手续。
1.凡未经批准而不参加上课、实验、实习、劳动、军训等均以旷课论。
2.学生旷课,按实际课时计算;学生无故不参加教育教学计划和学校规定的统一活动,每天按4学时计算。
3.学生迟到、早退,每两次按旷课一学时计算。对旷课的学生,根据学校有关规定给予批评教育,情节严重的给予纪律处分。
第五十条  学生考勤工作由各二级院负责。由生活生涯导师指派认真负责的班级干部负责考勤统计,任课教师负责抽查记录。各班应该在每周末将本班缺、旷课情况报二级院办公室。各二级院每月末将考勤结果按班级汇总抄送学生服务中心
第七章  奖励与处分
第五十一条  对德、智、体、美等方面全面发展或者在思想品德、学业成绩、科技创造、锻炼身体及社会服务等方面表现突出的学生,给予表彰和奖励。可以授予“优秀学生”、“优秀学生干部”或者其他荣誉称号。
对遵守国家政策法令和学校各项规章制度,德、智、体、美全面发展表现突出的班级可授予“先进班集体”、“优秀学风班级”等称号。
奖励实行精神鼓励为主、物质奖励为辅两者相结合的办法。奖励的方式有:口头表扬、通报表扬、颁发奖状、证书以及奖学金等多种形式。
第五十二条  对有违法、违规、违纪行为的学生,按照学校有关规定,视其违法、违规、违纪的性质和过错的严重程度给予批评教育或者相应纪律处分。纪律处分的种类分为警告、严重警告、记过、留校察看和开除学籍五种。
第五十三条  对有以下违纪、考试作弊行为的学生,学校给予其开除学籍处分:
1.由他人代替考试、替他人参加考试、组织作弊者;
2.使用通讯设备作弊及其他作弊行为严重的;
3.已构成作弊,不服从处理,纠缠、威胁、恐吓、谩骂任课教师或监考人员造成严重后果的;
4.盗窃试卷者;
5.其他可以给予开除学籍处分的行为。
第五十四条 对有以下考试作弊行为的学生,学校给予留校察看处分。
1.利用信息存储工具预先储存并在考场中偷看或偷听与考试有关的内容;
2.在考试过程中利用各种机会离开考场,在考场外察看与考试有关或者与他人交谈考试内容,或返回考场中被发现携带与考试有关的材料;
3.抢夺、窃取他人试卷、答卷或者强迫他人为自己抄袭提供方便的;
4.考试中相互交换试卷,或相互核对试卷;
5.抄袭或者协助他人抄袭试题答案或者与考试内容相关资料;
6.交卷后再返回修改试卷或将试卷带出考场修改;
7.为他人作弊提供条件并造成作弊事实的;
8.考试结束后,威逼、利诱任课教师,干扰评卷工作;
9.其他可以给予留校察看处分的行为。
第五十五条 对有以下考试作弊行为的学生,给予记过处分
1.考试开始后,书桌内、书桌上、座位旁、文具盒中及试卷下垫有与考试有关的内容以及夹带作弊(不论查看与否);
2.将通讯工具、信息存储工具等电子工具带进考场,拒不按要求放置;
3.传递或接受答卷、纸条和其他与考试内容有关的物品,或者将答卷、纸条等移近相邻考生;
4.在考试中偷看他人试卷、交头接耳、互相打暗号或手势;
5.预先将与考试有关的文字、公式等写在身体上、桌椅上或写在其他可以看到的地方(不论查看与否);
6.离开考场未交试卷;
7.故意拖延交卷时间;
8.不服从主考、监考人员管理,扰乱考场秩序;
9.其他可以给予记过处分的行为。
第五十六条  对有以下考试违纪行为的学生,根据情节轻重,给予警告或严重警告处分。
1.考试中未经允许,借用或借给他人考试用具;
2.未经同意擅自进入或离开考场;
3.拒不在规定座位参加考试;
4.在考区内喧哗,影响考试秩序;
5.他人强拿自己的试卷未加拒绝或未及时向监考教师报告;
6.其他可以给予严重警告处分的行为。
第五十七条  处分程序。
1.给学生开除学籍处分,由校长办公会议研究决定;给学生留校察看、记过处分,由校长审定;给学生严重警告、警告处分,由主管校长审定;
2.因考试作弊、违纪拟给学生处分的,学生须在该门课程考试结束两日内将书面检查交所在二级院,二级院对学生批评教育后,在学生检查上签署处理意见、盖章报教务管理中心,由教务管理中心审查做出处理决定上报审批;
3.学校作出处分决定后,由教务管理中心办理处分决定书,二级院将决定书送达学生本人;开除学籍的处分决定文件由教务管理中心报省教育厅备案。
第五十八条  学生对退学处理或者纪律处分决定有异议的,在接到学校决定书之日起5个工作日内,可以向学校学生申诉处理委员会提出书面申诉。
学生申诉处理委员会对学生提出的申诉进行复查,并在接到书面申诉之日起15个工作日内作出复查结论并告知申诉人。需要改变原决定的,由学生申诉处理委员会提交学校重新研究决定。
第五十九条  学生对复查决定有异议的,在接到学校复查决定书之日起15个工作日内,可以向省教育厅提出书面申诉。
省教育厅在接到学生书面申诉之日起30个工作日内,应当对申诉人的问题给予处理并答复。
第六十条  学生在上述规定的申诉期内未提出申诉的,学校或者省教育厅则不再受理其提出的申诉。
第六十一条  凡批准退学、开除学籍的学生,所在二级院应将本人在校期间学习成绩表复制一份,注明其离校时间和原因,归入本人档案。
开除学籍的学生,其善后问题按退学有关规定处理。开除学籍的学生由学校发给学习证明。
第六十二条  对学生的鉴定、奖励、处分材料,按学校有关规定真实完整地归入学校文书档案和学生本人档案。学校各部门对在校学生的奖励与处分均须同时抄送学生所在二级院和教务管理中心。
第六十三条  为使学生受到教育,给学生一个改正错误的机会,因作弊受到纪律处分的学生,符合下列条件之一者,可在受处分满一年后,向学校申请撤销处分或变更处分:
1.受处分后再没有考试作弊行为和考试不及格现象,因突出表现受到校级以上奖励者,可申请撤销处分。
2.受处分后再没有考试作弊行为和考试不及格现象,其他表现良好者,受记过以下处分的可申请撤销处分;受留校察看和记过处分的可申请将原处分降低两级。
3.受处分后再没有考试作弊行为,考试不及格课程不超过1门的,可申请将原处分降低一级;受警告处分的可申请撤销处分。
第六十四条  申请撤销处分和变更处分者,个人申请须附相关材料(如获奖证书等),并在二级学院领取和填写《西安培华学院撤销(变更)处分审批表》(见附表32),由生活生涯导师和二级院在班级征求意见,并由班长写出表现材料,二级学院收到上述材料后召开专门会议研究,如同意申请,写出学生表现单行材料和审查意见,连同上述材料一并报送教务管理中心。教务管理中心审核后做出处理决定报学校审批。学校批准撤销处分后,档案中的原处分材料撤销;学校批准变更处分者,原处分材料撤销,变更处分材料入档。
    第六十五条  各类审批表和工作流程图附后
    第六十六条  本办法解释权归教务管理中心
 
附:1. 西安培华学院××年新生学籍注册情况统计表
    2. 西安培华学院××年在校生学年注册情况统计表
3. 西安培华学院××届专科毕业生成绩清理初审登记表
4. 西安培华学院××届本科毕业生成绩清理初审登记表
5. 西安培华学院学生休学审批表
6. 西安培华学院学生休学离校手续办理表
7. 西安培华学院学生复学审批表
8. 西安培华学院学生复学手续办理表
9. 西安培华学院学生留(降)级审批表
10. 西安培华学院学生留级、降级手续办理表
11. 西安培华学院留(降)级处理告知书
12. 西安培华学院学生退学审批表
13. 西安培华学院学生退学手续办理表
14. 西安培华学院学生退学处理告知书
15. 西安培华学院学生转专业审批表
16. 西安培华学院学生转专业手续办理表
17. 普通高等学校学生转学申请(确认)表
18. 西安培华学院应征入伍学生保留学籍审批表
19. 西安培华学院应征入伍学生保留学籍手续办理表
20. 西安培华学院校内借读学生审批表
21. 西安培华学院校内借读学生手续办理表
22. 西安培华学院校外借读学生审批表
23. 西安培华学院××届毕业生毕业证、学位证书发放登记表
24. 西安培华学院借读及跨二级院选修课成绩登记表
25. 西安培华学院交流生审批表
26. 西安培华学院学生免修课程申请表
27. 西安培华学院跨二级院/跨专业课程学习申请表
28. 西安培华学院学生考试缓考审批表
29. 西安培华学院学生复查试卷申请表
30. 20××20××学年第×学期西安培华学院课程成绩更正审批表
31. 西安培华学院办理成绩单证明申请表
32. 西安培华学院学生申请撤消(变更)处分审批表
33. 工作流程图